Privacyverklaring - Avanti Lissewege

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Avanti Lissewege verwerkt gegevens die nodig zijn voor de werking van de club, het ledenbeheer en toegang tot beveiligde modules van de website.

Wij kunnen o.a. de volgende gegevens verwerken:

• Naam (leden en gebruikers)
• Adresgegevens (straat, nummer, postcode, gemeente) voor ledenadministratie en communicatie
• E-mailadres voor communicatie en/of gebruikersaccounts
• Telefoonnummer voor praktische clubcommunicatie
• Categorie / ploeg / rol binnen de club
• Gebruikersaccount-gegevens (gebruikersnaam, rol)
• Gehasht wachtwoord en beveiligingsinstellingen indien van toepassing
• Administratieve gegevens i.v.m. clubwerking (bv. aanwezigheden, bardienst, wedstrijden)
• Bewijsgegevens van clubmails en nieuwsbrieven (onderwerp, inhoud, verzenddatum, afzender, ontvanger en verzendstatus)
• Medische geschiktheidskaart voor spelers voor wie dit vereist is (zie §4)
• Beeldopnamen van wedstrijden wanneer een wedstrijd wordt opgenomen of live uitgezonden (zie §9)
• Keuze rond livestreams, inclusief datum en account waarmee de keuze werd geregistreerd (zie §9)

We vragen geen diagnoses, onderzoeksresultaten, medicatie, aandoeningen of andere medische details op. De medische geschiktheidskaart bevat uitsluitend de beperkte informatie die in §4 wordt beschreven.

2. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Ledenbeheer & sportadministratie (inschrijvingen, categorieën, communicatie, planning)
• Organisatie van activiteiten (trainingen, wedstrijden, bardiensten, vrijwilligerswerking)
• Communicatie met leden/ouders/gebruikers
• Bewijs en opvolging van verzonden clubcommunicatie
• Beveiligde toegang tot interne modules van de website
• Beveiliging en misbruikpreventie (logging, toegangscontrole)
• Controle van de medische geschiktheid voor krachtbalsport en competitiedeelname
• Sportieve wedstrijdanalyse met niet-publieke wedstrijdbeelden
• Livestreaming van geselecteerde thuiswedstrijden via de beveiligde Avanti-ledenomgeving, technisch geleverd via een extern streamingplatform
• Website-statistieken (enkel na toestemming; zie §8)

Afhankelijk van het concrete doel gebeurt de verwerking op basis van uitvoering van het lidmaatschap, wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang of toestemming. Voor herkenbare beeldverspreiding via livestream voorzien we waar nodig een afzonderlijke toestemmingskeuze.

3. Ledenlijst en interne clubmodules

Binnen interne clubmodules (zoals ledenbeheer, aanwezigheden, bardienst en wedstrijden) kunnen naam, adres, e-mail en telefoon gebruikt worden om de sportieve en praktische werking van de club te organiseren.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor clubdoeleinden en niet commercieel verkocht of verhuurd.

4. Medische geschiktheidskaart

Voor spelers in categorieën waarvoor de krachtbalfederatie dit oplegt, verwerkt Avanti Lissewege een medische geschiktheidskaart. Het doel is uitsluitend vast te stellen of de speler geschikt of niet geschikt is voor de krachtbalsport en om de speler administratief in orde te brengen voor competitiedeelname.

De kaart bevat uitsluitend:

• naam en voornaam van de speler;
• geboortedatum;
• club;
• het oordeel geschikt of niet geschikt voor krachtbalsport;
• de handtekening van de speler;
• de handtekening van de arts.

De kaart bevat geen diagnose, onderzoeksresultaten, medicatie of medische voorgeschiedenis. Omdat het oordeel over geschiktheid informatie geeft over de gezondheid, behandelen we de kaart toch als een bijzondere categorie van persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG.

Voor de gewone identificatie- en administratiegegevens steunt de verwerking op de uitvoering van het lidmaatschap en de organisatie van competitiedeelname (artikel 6.1.b AVG). Voor het beperkte geschiktheidsoordeel steunt de verwerking op het belang van veilig sporten en het door de sportorganisatie opgelegde sportmedische geschiktheidsonderzoek, overeenkomstig artikelen 6 en 7 van het Vlaamse decreet van 15 maart 2024 over het stimuleren van een veilig sportklimaat en de toepasselijke federatieregels (artikel 9.2.g AVG).

De kaart wordt door de speler, een ouder/wettelijke vertegenwoordiger of een bevoegde beheerder opgeladen in een beveiligde module. Alleen bevoegde clubbeheerders hebben toegang. De kaart wordt, voor zover nodig voor aansluiting en competitiedeelname, bezorgd aan de bevoegde krachtbalfederatie via haar digitaal ledenplatform.

De club bewaart uitsluitend de kaarten van het huidige seizoen en het onmiddellijk vorige seizoen. Oudere seizoensmappen worden automatisch verwijderd, tenzij een toepasselijke wettelijke of door de federatie opgelegde bewaartermijn aantoonbaar een andere termijn vereist.

Een speler kan ervoor kiezen geen kaart te bezorgen. Zonder geldige medische goedkeuring kan de federatie de speler echter niet toelaten tot competitiedeelname. Voor minderjarige spelers wordt deze informatie ook aan de ouder of wettelijke vertegenwoordiger verstrekt.

5. Sponsors

Logo’s en bedrijfsnamen van sponsors worden weergegeven op de website of clubschermen. Dit betreft hoofdzakelijk bedrijfsinformatie. Contactgegevens van contactpersonen worden alleen gebruikt voor de sponsorrelatie en administratie.

6. Gebruikersaccounts & beveiliging

Voor toegang tot beveiligde delen van de website kan een gebruikersaccount worden aangemaakt. Wachtwoorden worden steeds gehasht opgeslagen.

• HTTPS en beveiligde verbindingen
• Gehashte wachtwoorden
• Rolgebaseerde toegangscontrole
• Beveiligingslogging

7. Technische gegevens

Voor werking en beveiliging verwerken wij tijdelijk technische gegevens zoals:

• IP-adres (serverlogs / beveiligingsdoeleinden)
• Browser- en apparaattype
• Tijdstip van bezoek en technische foutmeldingen

Deze gegevens worden gebruikt om de website correct te laten werken, te beveiligen en problemen op te sporen, en worden periodiek opgeschoond.

8. Cookies en externe inhoud

Avanti Lissewege gebruikt noodzakelijke cookies voor werking en beveiliging. Google Analytics en inhoud van Google Maps, YouTube of Twitch worden alleen geladen na uw voorafgaande toestemming. Microsoft Clarity is op deze website uitgeschakeld.

8.1 Uw keuze

U kunt alles accepteren, alles weigeren of per doel kiezen. Accepteren en weigeren worden op hetzelfde niveau aangeboden. Weigeren verandert de basiswerking niet; kaarten en videospelers blijven dan als een geblokkeerde plaatsaanduiding zichtbaar.

Uw keuze geldt maximaal zes maanden. U kunt ze op elk moment even gemakkelijk wijzigen of intrekken via Cookie-instellingen of via dezelfde link in de footer. Bij intrekking stoppen we de betrokken scripts, verwijderen we bereikbare first-party meetcookies en laden we de pagina opnieuw.

8.2 Cookie-inventaris

8.3 Geen advertentieprofilering

Google Analytics is ingesteld zonder Google Signals of personalisatiesignalen. We gebruiken geen advertentiecookies voor eigen commerciële advertentiedoeleinden.

9. Foto’s, wedstrijdbeelden en livestreams

Avanti Lissewege kan foto’s en video’s maken tijdens trainingen, wedstrijden en clubactiviteiten. Voor thuiswedstrijden kan een vaste overzichtscamera worden gebruikt voor sportieve analyse en, wanneer de wedstrijd voor uitzending is geselecteerd, voor een livestream via de beveiligde Avanti-ledenomgeving. De camera wordt zo afgesteld dat enkel het speelveld bewust in beeld komt en de livestreams en wedstrijdopnamen worden zonder geluid gemaakt.

9.1 Livestream via de Avanti-ledenomgeving

Een geselecteerde thuiswedstrijd kan live worden bekeken via avantilissewege.be/live/. Deze pagina maakt deel uit van de beveiligde omgeving van de website en is alleen beschikbaar voor ingelogde gebruikers die door Avanti toegang hebben gekregen. Een registratie op de website geeft op zichzelf niet automatisch recht op toegang.

De videostream wordt technisch geleverd via een extern streamingplatform, momenteel YouTube of tijdelijk Twitch. De toegangsbeperking op de Avanti-website staat los van de zichtbaarheid die op dat streamingplatform is ingesteld. Wanneer een uitzending daar als openbaar wordt ingesteld, kan dezelfde uitzending ook rechtstreeks op dat platform door niet-leden worden bekeken.

Voor herkenbare actieve en niet-actieve spelers van Avanti voorzien we een afzonderlijke keuze voor livestreamverspreiding. Deze keuze kan per persoon worden beheerd via Beeld & livestream. Andere ledentypes worden tijdens deze wedstrijden niet gefilmd en hoeven daarom geen keuze te registreren. Noch het ontbreken van een keuze, noch een negatieve keuze geldt als toestemming.

9.2 Minderjarige spelers

Voor minderjarige spelers wordt de keuze door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger beheerd. Voor een speler van 14 jaar of ouder vragen we bij een positieve keuze tevens de bevestiging dat de speler zelf met de livestream instemt.

9.3 Camerakader, bezoekende ploeg, scheidsrechters en aanwezigen

De camera wordt vooraf zo gekadreerd dat het speelveld zelf in beeld komt. Zones rond het plein, zoals de publiekszone, kantine, parking en omliggende terreinen, worden bewust buiten het camerakader gehouden. Er worden geen doelgerichte close-ups gemaakt. Personen die zich tijdens de wedstrijd op of vlak binnen het speelveld bevinden, zoals spelers en scheidsrechters, kunnen vanzelfsprekend wel herkenbaar in beeld komen.

Omdat ook spelers van de bezoekende club en scheidsrechters op het speelveld in beeld kunnen komen, informeren we over de opname via de clubcommunicatie en een zichtbaar infobord aan het terrein. Bij jeugdwedstrijden wordt de bezoekende club bij voorkeur vooraf op de geplande livestream gewezen zodat zij hun spelers en ouders kan informeren.

9.4 Streamingplatform en bewaartermijn

De livestream kan tijdens en kort na de uitzending technisch worden opgeslagen door YouTube of Twitch. Avanti hanteert als eigen regel dat een volledige wedstrijdopname die op het gebruikte streamingplatform beschikbaar blijft uiterlijk binnen 24 uur na de wedstrijd wordt verwijderd. We houden via YouTube of Twitch geen blijvend wedstrijdarchief bij.

9.5 Interne wedstrijdanalyse

Naast de livestream kan OBS/lokale opnameapparatuur een interne kopie bewaren. Deze kopie bevat hetzelfde op het speelveld gerichte camerabeeld, eveneens zonder geluid, en wordt uitsluitend gebruikt voor sportieve analyse, coaching en evaluatie binnen de club. De toegang wordt beperkt tot personen die de beelden daarvoor nodig hebben. De beelden worden niet commercieel verspreid en niet als publiek archief aangeboden.

Interne wedstrijdbeelden worden bewaard zolang dit redelijkerwijs nodig is voor de sportieve analyse en uiterlijk tot het einde van het seizoen waarop de wedstrijd betrekking heeft. Daarna worden ze verwijderd, tenzij een concreet incident of rechtsvordering uitzonderlijk een langere bewaring noodzakelijk maakt.

9.6 Geen geluidsopname

Avanti neemt bij deze wedstrijdlivestreams geen audio op en zendt geen geluid uit. Audiobronnen in de streaming- en opnameconfiguratie worden uitgeschakeld of gedempt. Daardoor worden gesprekken van spelers, coaches, scheidsrechters en aanwezigen niet via deze livestream of interne wedstrijdopname verwerkt.

9.7 Toestemming intrekken, bezwaar of verwijdering

Een gegeven toestemming voor toekomstige livestreams kan op elk moment worden gewijzigd of ingetrokken via de persoonlijke toestemmingspagina. Voor vragen of bezwaar kan u vóór of tijdens een wedstrijd ook terecht bij de coach van de thuisploeg of aan het aantekenkot. Daarnaast kan u contact opnemen via info@avantilissewege.be.

Beelden die tijdens een uitzending door een kijker worden gezien, kunnen door derden technisch worden vastgelegd, bijvoorbeeld via een screenshot of eigen schermopname. Avanti kan zulke opnamen door derden niet volledig uitsluiten.

10. Externe links, webshop en eventuele betalingen

De website kan links bevatten naar externe websites. Wanneer u deze websites bezoekt, verlaat u de omgeving van Avanti Lissewege. Externe partijen hanteren hun eigen privacy- en cookiebeleid.

Indien betalingen via externe betaalproviders verlopen, gebeuren die transacties via de systemen van die providers. Avanti ontvangt daarbij doorgaans geen kaart- of bankgegevens, enkel de bevestiging van betaling waar van toepassing.

11. Met wie delen wij gegevens?

We delen persoonsgegevens enkel wanneer dit nodig is voor clubwerking of verplicht is, bijvoorbeeld:

• Krachtbalfederatie waar nodig voor inschrijving en deelname
• Verzekering waar nodig in het kader van sportactiviteiten
• IT/hosting voor website- en serverhosting
• E-mailinfrastructuur voor technische aflevering van clubmails en nieuwsbrieven
• Cloudflare Turnstile voor beveiliging van publieke formulieren en misbruikpreventie
• Google Maps enkel na toestemming wanneer u de kaart op de contactpagina laadt
• YouTube/Google wanneer YouTube als livestreamplatform wordt gebruikt
• Twitch wanneer Twitch als livestreamplatform wordt gebruikt
• Google Analytics enkel na toestemming voor statistieken

De privacyrol van iedere externe partij hangt af van de betrokken dienst en contractuele afspraken. Afhankelijk van de configuratie kan verwerking gedeeltelijk buiten de EER plaatsvinden. In dat geval steunen de betrokken dienstverleners op de toepasselijke overdrachtsmechanismen.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden.

12. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de clubwerking en/of zolang dit vereist is door toepasselijke regelgeving.

• Technische logs: tijdelijk en periodiek opgeschoond
• Verzendarchief clubmails/nieuwsbrieven: minstens vijf jaar na de verzenddatum; daarna wordt de noodzaak van verdere bewaring periodiek geëvalueerd
• Medische geschiktheidskaarten: zie de specifieke termijn in §4
• Volledige livestreamopname op YouTube/Twitch: maximaal 24 uur na de wedstrijd
• Interne wedstrijdvideo voor analyse: zolang nodig voor sportieve analyse, uiterlijk tot het einde van het betrokken seizoen
• Livestreamtoestemmingen: de actuele keuze en wijzigingen worden bewaard zodat de club kan aantonen welke keuze gold; deze gegevens worden periodiek geëvalueerd en blijven minstens bewaard zolang de persoon als actieve of niet-actieve speler voor livestreams in aanmerking komt en zolang dit nodig is voor de afhandeling van beeldvragen
• Google Analytics: de cookies worden standaard maximaal twee jaar bewaard; uw toestemming wordt na maximaal zes maanden opnieuw gevraagd

Indien u meer detail wenst over de actuele bewaartermijnen, contacteer ons gerust.

13. Uw rechten volgens de AVG

• Inzage van uw persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering waar mogelijk en beperking van verwerking
• Bezwaar tegen verwerking in bepaalde gevallen
• Gegevensoverdraagbaarheid waar van toepassing
• Intrekking van toestemming voor verwerkingen die op toestemming zijn gebaseerd, zonder afbreuk aan de rechtmatigheid vóór de intrekking

U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren. Om misbruik te voorkomen kunnen we vragen om een redelijke identiteitscontrole.

We antwoorden in beginsel binnen één maand. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Avanti Lissewege neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of profilering zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

14. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

• E-mail: info@avantilissewege.be
• Verwerkingsverantwoordelijke: Krachtbalclub Avanti Lissewege, vertegenwoordigd door het clubbestuur
• Sportlocatie/contactadres: Vincent Doensstraat, 8380 Lissewege, België

15. Verplichte gegevens, bronnen en wijzigingen

Gegevens voor lidmaatschap, verzekering, aansluiting en competitiedeelname zijn contractueel of reglementair noodzakelijk. Als die gegevens niet worden verstrekt, kan inschrijving, aansluiting of deelname mogelijk niet worden uitgevoerd. Optionele gegevens en toestemmingen worden als zodanig aangeduid.

We ontvangen gegevens rechtstreeks van leden, spelers en ouders/wettelijke vertegenwoordigers en, waar nodig voor de clubwerking, van bevoegde clubmedewerkers, de krachtbalfederatie of competitie-organisatie.

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer wetgeving of werking dit vereist. De meest recente versie staat steeds op deze pagina.